Das Wichtigste in Kürze
- Bewerberpool, Vakanzen und Auftraggeber gehören in ein gemeinsames System.
- Eine Pipeline für alle Kanäle verhindert, dass Bewerber verloren gehen.
- Dublettenprüfung hält den Pool sauber und die Ansprache einheitlich.
- Auftraggeber sollten nur sehen, was sie selbst betrifft.
Was Personalvermittler im Alltag brauchen
Eine Vermittlung lebt von ihrem Pool. Bewerber kommen aus Jobbörsen, Anzeigen, Empfehlungen und Mails. Gleichzeitig laufen mehrere Vakanzen für verschiedene Auftraggeber.
Ohne System entstehen Listen in Tabellen und Postfächern. Dann weiß niemand sicher, wer schon angesprochen wurde und wer zu welcher Stelle passt.
Die Kernfunktionen im Überblick
Diese Bausteine sollte eine Software für die Vermittlung abdecken:
- Bewerberpool als Board und als Tabelle
- Vakanzen und Auftraggeber zentral geführt
- Dublettenprüfung beim Eingang
- Auswertung der Pipeline als Funnel
- Telefon, WhatsApp und Postfach am Bewerber
- Anbindung an Jobbörsen
- Portal für Auftraggeber
Der Bewerberpool als Herzstück
Der Pool zeigt, wo jeder Bewerber steht. Als Board sehen Sie die Phasen vom Eingang bis zur Probewoche. Als Tabelle filtern und sortieren Sie nach Kriterien.
In Cosmos läuft jede Bewerbung durch dieselbe Pipeline, ganz gleich, über welchen Kanal sie hereinkommt. So bleibt der Stand vergleichbar.
Vakanzen und Auftraggeber zusammen denken
Eine Vakanz gehört immer zu einem Auftraggeber. Wer beides getrennt führt, verliert den Zusammenhang. Dann ist unklar, welche Bewerber für welche Stelle in Frage kommen.
Führen Sie Vakanzen und Auftraggeber im selben System. Sie sehen dann je Stelle, wie viele Bewerber in welcher Phase stehen, und können dem Auftraggeber verlässlich Auskunft geben.
Kommunikation mit Bewerbern
Vermittlung ist Kontaktarbeit. Anrufe, Nachrichten und Mails sollten am Bewerber hängen und nicht in privaten Postfächern liegen. Dann kann auch eine Vertretung nahtlos übernehmen.
Cosmos verbindet dafür Telefon, WhatsApp und Postfach mit dem Bewerberprofil. Der Verlauf bleibt an einem Ort sichtbar.
Auftraggeber einbinden, aber mit Maß
Auftraggeber wollen wissen, wie es steht, ohne ständig nachzufragen. Ein eigenes Portal gibt ihnen eine Sicht auf ihre Stellen. Sie sehen nur, was sie betrifft.
Im Auftraggeber-Portal von Cosmos kann ein Kalender freiwillig verbunden werden, damit Gesprächstermine leichter zu finden sind. Beachten Sie bei Bewerberdaten die geltenden Datenschutzregeln. Diese sollten Sie rechtlich prüfen, denn sie hängen vom Einzelfall ab.