Das Wichtigste in Kürze
- Ein System für den ganzen Weg vom Angebot bis zur Rechnung vermeidet doppelte Eingaben.
- Plantafel, Material und Zeiterfassung sollten sich auf dieselben Projekte beziehen.
- Partnerfirmen brauchen einen eigenen, begrenzten Zugang statt voller Rechte.
- Module sollten sich einzeln einschalten lassen, damit der Betrieb schrittweise einsteigt.
Erst den Ablauf aufschreiben, dann Software ansehen
Viele Betriebe beginnen mit einem Funktionsvergleich. Besser ist es, zuerst den eigenen Ablauf aufzuschreiben. Wo kommt die Anfrage an? Wer schreibt das Angebot? Wer plant die Baustelle? Wer stellt die Rechnung?
Markieren Sie auf dieser Liste die Stellen, an denen heute Daten abgetippt werden. Genau dort bringt eine Software den größten Gewinn. Alles andere ist nett, aber nicht wichtig.
Vom Angebot bis zur Rechnung in einem Fluss
Das Angebot ist der Anfang jedes Auftrags. Wenn es in einem anderen Programm liegt als der Auftrag, müssen Kundendaten und Positionen doppelt gepflegt werden. Das kostet Zeit und führt zu Fehlern.
Prüfen Sie deshalb, ob Anfrage, Angebot, Auftrag und Rechnung am selben Kunden hängen. In Cosmos liegen Leads, Angebote und Buchhaltung im selben System. Die Rechnung entsteht dort, wo auch der Auftrag liegt.
Plantafel, Baustelle und Material
Draußen entscheidet die Planung über den Erfolg. Eine gute Plantafel zeigt Kolonnen und Fahrzeuge als Ressourcen und lässt sich nach Gewerk und Terminart filtern. So sehen Sie schnell, wo noch Platz ist.
Auch Material gehört in diese Sicht. Wenn der Lagerbestand und die Reservierung zum Projekt passen, fällt früh auf, was vor dem nächsten Termin fehlt. In Cosmos gibt es dafür Material und Lager sowie Einkauf mit Preislisten der Großhändler.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Diese Fragen helfen im Gespräch mit Anbietern. Lassen Sie sich jede Antwort an einem echten Beispiel zeigen:
- Hängen Angebot, Auftrag und Rechnung am selben Kunden?
- Gibt es eine Plantafel für Kolonnen und Fahrzeuge?
- Lassen sich Fotos, Unterschrift und Abnahme auf der Baustelle erfassen?
- Sind Material, Lager und Einkauf mit dem Projekt verbunden?
- Gibt es eine Zeiterfassung, die zum Einsatzort passt?
- Können Partnerfirmen mit eingeschränktem Zugang mitarbeiten?
- Lassen sich Module einzeln ein- und ausschalten?
Zeiterfassung und Partnerfirmen
Die Zeiterfassung sollte den Alltag auf der Baustelle abbilden. In Cosmos ergänzt der Fahrt- und Baustellenstempel die Zeiterfassung um einen geführten Tagesablauf mit Hinfahrt, Baustellen-Start, Pause und Rückfahrt.
Viele Betriebe arbeiten mit Subunternehmern. Diese sollten nur die Projekte sehen, die ihnen zugeteilt sind. Das Partnerfirmen-Portal in Cosmos gibt ihnen einen persönlichen, widerrufbaren Zugang ohne eigenes Konto. Jeder Zugriff wird protokolliert.
Module einzeln schalten statt alles auf einmal
Ein Betrieb muss nicht am ersten Tag alles nutzen. Sinnvoll ist ein Start mit dem, was am meisten Ärger macht, zum Beispiel Angebote und Plantafel. Weitere Bereiche kommen dazu, wenn das Team bereit ist.
Cosmos ist deshalb in Module aufgeteilt, die einzeln geschaltet werden. Ein Modul, das Sie nicht brauchen, bleibt aus und stört nicht. Fragen Sie jeden Anbieter, ob das auch bei ihm so geht.