Das Wichtigste in Kürze
- Jede Anfrage gehört sofort ins CRM, egal ob sie aus Anzeige, Formular oder Anruf kommt.
- Telefonie im CRM spart Abschreiben und macht Gespräche nachvollziehbar.
- Gespeicherte Ansichten zeigen jedem Team die Liste, mit der es arbeitet.
- Provisionen am Abschluss vermeiden Streit und Nacharbeit am Monatsende.
Warum Tabellen und Postfächer nicht reichen
Viele Vertriebsteams starten mit einer Tabelle und einem gemeinsamen Postfach. Das geht gut, solange wenige Anfragen kommen. Sobald mehrere Verkäufer gleichzeitig arbeiten, fehlt der Überblick: Wer hat den Kunden zuletzt angerufen? Welches Angebot ist raus? Wer ist zuständig?
Ein CRM beantwortet diese Fragen an einer Stelle. Es hält jeden Kontakt mit Status, Quelle und Verlauf fest. Damit hängt das Wissen nicht mehr an einzelnen Personen, und eine Vertretung kann nahtlos übernehmen.
Die Anforderungen im Überblick
Welche Funktionen wirklich zählen, hängt vom Vertriebsweg ab. Für Teams, die viel telefonieren und mit Anzeigen arbeiten, haben sich diese Punkte bewährt:
- Automatische Übernahme von Leads aus Anzeigen und Formularen
- Verteilung neuer Anfragen an Teams oder einen gemeinsamen Pool
- Telefonie im Browser mit Anruflisten und Mitschrift
- Angebote direkt am Kontakt erstellen und nachverfolgen
- Gespeicherte Ansichten und Filter je Team
- Auswertungen zu Quelle, Abschlussquote und Umsatz
- Provisionen, die sich aus dem Abschluss ergeben
Leads ohne Verzögerung bearbeiten
Je schneller ein Interessent zurückgerufen wird, desto eher kommt ein Gespräch zustande. Deshalb sollte ein Lead nicht erst kopiert werden müssen. In Cosmos landen Leads aus Facebook- und Instagram-Anzeigen automatisch im System. Anfragen ohne Zuständigen gehen in einen gemeinsamen Lead-Pool, aus dem sich das Team bedient.
Wichtig ist auch die Dublettenprüfung. Meldet sich derselbe Interessent zweimal, gehört das in einen Verlauf und nicht in zwei Datensätze.
Telefonie gehört an den Kontakt
Im telefonstarken Vertrieb entsteht das meiste Wissen im Gespräch. Wenn Anrufe über ein separates Telefon laufen, geht es verloren. Mit Telefonie im CRM wählt der Verkäufer aus der Anwendung, und der Anruf landet automatisch im Verlauf.
Cosmos bietet dafür einen PowerDialer mit Anruflisten. Gespräche lassen sich nach Zustimmung aufzeichnen und als Mitschrift ablegen. Führungskräfte können in laufende Gespräche hineinhören und Hinweise geben, die nur der Verkäufer hört. Jede solche Sitzung wird protokolliert.
Vom Gespräch zum Abschluss
Ein gutes CRM endet nicht beim Termin. Angebote, Abschlüsse und Rechnungen sollten am selben Kontakt liegen. So sieht jeder, welches Angebot zu welchem Gespräch gehört, und die Buchhaltung muss keine Daten neu erfassen.
Das Kunden-Gedächtnis in Cosmos sammelt dazu Fakten aus Anrufen und E-Mails: die Situation des Kunden, Einwände und Kaufsignale. Wer den Kunden zum zweiten Mal anruft, ist in wenigen Sekunden im Bild.
Steuern statt nur verwalten
Erst wenn alle Schritte im System liegen, werden Zahlen belastbar. Dann zeigt sich, welche Quelle die besten Abschlüsse bringt, wo Leads liegen bleiben und welcher Verkäufer Unterstützung braucht.
Provisionen sollten sich direkt aus den Abschlüssen ergeben. Cosmos rechnet sie mit zyklischer Auszahlung ab. Das spart Listen am Monatsende und macht die Abrechnung für das Team nachvollziehbar.