Das Wichtigste in Kürze
- Erfassen Sie Zeit am Projekt, nicht am Monatsende aus dem Gedächtnis.
- Eine Kalkulation vor dem Angebot zeigt, ob der Preis trägt.
- Eine Sammelrechnung je Kunde spart Aufwand im Monatslauf.
- Feste Fristen im Mahnwesen verkürzen die Zeit bis zum Zahlungseingang.
Warum Zeit der Kern der Abrechnung ist
Dienstleister verkaufen Zeit und Wissen. Wer nicht weiß, wie viel Zeit ein Auftrag gekostet hat, kann weder fair abrechnen noch sinnvoll kalkulieren.
Die Erfassung am Monatsende aus dem Gedächtnis ist ungenau. Meist fehlen Stunden, und der Kunde fragt nach. Besser ist es, Zeit gleich am Projekt zu buchen, wenn die Arbeit passiert.
Zeit richtig erfassen
Eine gute Zeiterfassung ist schnell und braucht wenige Klicks. Sonst wird sie vergessen. Die Zeit sollte einem Projekt oder einer Aufgabe zugeordnet sein, damit sie später auswertbar ist.
Beachten Sie, dass die Erfassung von Zeiten je Person das Arbeitsrecht berühren kann. Klären Sie vor dem Einsatz, ob die Mitbestimmung des Betriebsrats nötig ist, und informieren Sie Ihr Team offen. Cosmos weist bei zeitbezogenen Funktionen auf diesen Punkt hin.
Vor dem Angebot kalkulieren
Viele Projekte werden unter Wert verkauft, weil der Aufwand nur geschätzt wurde. Eine Kalkulation macht den Aufwand sichtbar: Positionen, Stunden, Phasen und Preis.
Der Kalkulator in Cosmos erstellt Aufwand und Angebot aus Anforderungen, Gesprächen und Verträgen. Nach der Freigabe entsteht das Angebot auf Knopfdruck. Das Modul wird auf Wunsch für Ihren Betrieb eingeschaltet.
Ein Monatslauf statt vieler Einzelrechnungen
Wenn Sie für einen Kunden viele kleine Leistungen erbringen, wird jede Einzelrechnung zur Last. Besser ist eine Sammelrechnung je Kunde am Monatsende.
Die Sammelabrechnung in Cosmos sammelt Abrechnungsposten je Kunde. Ein Monatslauf macht daraus eine Sammelrechnung je Kunde. Sie läuft zusammen mit der Buchhaltung.
Guthaben für laufende Betreuung
Manche Kunden kaufen ein festes Paket an Leistung. Dann passt ein Guthaben besser als eine Rechnung pro Einsatz. Der Kunde zahlt einen Fixbetrag, und Leistungen werden davon abgebucht.
Das Modul Guthaben in Cosmos bucht Meetings, Arbeitszeit, Tickets und Fremdkosten nachvollziehbar ab. Es kennt Tarife je Rolle, Aufschlag, Übertrag, Monatsabschluss und Bericht. Zeiten je Person gibt es nur mit eigenem Recht, Schalter und Einwilligung.
Zahlung und Mahnwesen
Eine Rechnung ist erst dann erledigt, wenn das Geld da ist. Je einfacher der Weg zur Zahlung, desto schneller kommt sie. Eine klare Rechnung mit Fälligkeit und vollständigen Angaben vermeidet Rückfragen.
Für offene Posten hilft ein Mahnwesen mit klaren Fristen. Cosmos zeigt Fälligkeiten und offene Posten auf einen Blick. Steuerliche und rechtliche Fragen zu Rechnungen und Mahnungen klären Sie bitte mit Ihrer Beratung.
Checkliste für Ihren Abrechnungsablauf
Prüfen Sie Ihren Ablauf anhand dieser Punkte:
- Wird Zeit am Projekt gebucht, nicht nachträglich?
- Gibt es vor jedem Angebot eine Kalkulation?
- Bekommt jeder Kunde eine Rechnung im Monat statt vieler kleiner?
- Ist bei Paketen klar, wie Leistungen abgebucht werden?
- Steht auf jeder Rechnung eine klare Fälligkeit?
- Gibt es feste Fristen für das Mahnwesen?