Das Wichtigste in Kürze
- Ein Portal ersetzt Statusmails und Rückfragen durch eine Sicht für den Kunden.
- Jeder Kunde darf nur seine eigenen Projekte sehen.
- Sie entscheiden, was Sie freigeben, und können es jederzeit ändern.
- Starten Sie mit einem Kunden und erweitern Sie später.
Was ein Kundenportal ist
Ein Kundenportal ist ein Bereich im Internet, in den sich Kunden mit eigenem Konto einloggen. Dort sehen sie, woran Sie für sie arbeiten. Das können Projekte, Aufgaben, Dateien und Freigaben sein.
Es ist kein Ersatz für Gespräche. Es nimmt aber den Teil ab, der sonst in Mails und Telefonaten steckt: Wie ist der Stand? Wo ist die Datei? Wurde das freigegeben?
Wann sich ein Portal lohnt
Ein Portal lohnt sich, wenn Kunden häufig nach dem Stand fragen oder wenn viele Dateien hin und her gehen. Auch bei längeren Projekten mit mehreren Beteiligten hilft es.
Für ein einzelnes kleines Projekt reicht oft eine Mail. Sobald Sie mehrere Kunden mit laufenden Projekten betreuen, wird ein fester Ort zur Entlastung.
Was ein gutes Portal zeigen sollte
Kunden brauchen keine Details Ihrer internen Arbeit. Sie brauchen den Überblick und die Punkte, bei denen sie handeln müssen:
- Die aktuelle Phase des Projekts
- Kurze Updates für Kunden
- Meilensteine mit Terminen
- Aufgaben, die für den Kunden freigegeben sind
- Dateien zum Ansehen und Herunterladen
- Freigaben, die der Kunde erteilen soll
Kunden sehen nur ihre Projekte
Der wichtigste Punkt ist die Trennung. Ein Kunde darf niemals Projekte eines anderen Kunden sehen. Zugang sollte nur über ein eigenes Konto möglich sein.
In Cosmos meldet sich der Kunde mit eigenem Konto an. Er sieht ausschließlich die Projekte, die Ihr Betrieb ihm freigegeben hat: Phase, Kunden-Updates, Meilensteine und freigegebene Aufgaben. Das Modul heißt Kundenportal: Projekte und wird auf Wunsch eingeschaltet.
Dateien, Aufgaben und Freigaben
Das Kundenportal von Cosmos bündelt Aufgaben, Dateien, Timeline und Freigaben für Kunden. Es ist das ältere Portal. Das neuere Kundenportal: Projekte ist davon getrennt und auf Projekte mit eigenem Konto ausgelegt.
Prüfen Sie, welches Modul zu Ihrem Ablauf passt. Beide lassen sich einzeln einschalten. Cosmos hilft bei der Auswahl und schaltet die Module frei.
Datenschutz und Einführung
Mit einem Portal legen Sie Daten Ihrer Kunden in einem Bereich ab, den diese selbst aufrufen. Klären Sie mit Ihrer Beratung, was dafür vertraglich und datenschutzrechtlich nötig ist. Dazu zählen zum Beispiel Verträge zur Auftragsverarbeitung.
Starten Sie mit einem Kunden, der offen für Neues ist. Sammeln Sie sein Feedback und passen Sie Ihre Freigaben an. Danach laden Sie weitere Kunden ein.